Synoptik

La solution de House of Control peut être utilisée de multiples manières, et Synoptik est elle aussi une entreprise dont les besoins sont un peu particuliers. Synoptik Norge AS possède les deux chaînes d’opticiens Brilleland et Interoptik, et gère au total environ 140 boutiques en Norvège. 57 boutiques Interoptik sont gérées en franchise, les autres sont la propriété de leurs exploitants.

« Nous avons surtout utilisé House of Control pour gérer les contrats de location des boutiques. Nous avions vraiment besoin d’avoir une vue globale de l’ensemble des durées de contrat et délais de préavis associés à nos contrats, ce qui n’était pas tellement simple lorsque tout était basé sur des tableaux Excel. Aujourd’hui, nous sommes 3 ou 4 personnes à utiliser le système tous les jours. En plus, le système est utile à plusieurs salariés de l’entreprise qui l’utilisent comme référence. »

Nina Tjeldflaat, contrôleur financier chez Synoptik Norge

Pour Synoptik, le principal avantage a été de diminuer le risque de dépasser les délais. Maintenant, lorsque la date d’expiration d’un contrat approche, un courriel est automatiquement envoyé au responsable du contrat. Il a ainsi le temps de planifier l’utilisation future des locaux et, éventuellement, de renégocier les conditions.

« Une fois que toutes les informations sont en place, la solution est vraiment formidable. Nous avons des archives entièrement numériques qui sont très faciles à utiliser lorsqu’on a besoin d’y trouver des informations ».

Synoptik utilise aussi le système pour rassembler tous ses contrats, aussi bien les contrats avec les franchisés qu’avec les fournisseurs d’électricité ou d’équipements de bureau, ou encore les contrats avec son vaste portefeuille d’entreprises clientes. Le système est également utilisé comme référence. Grâce à sa facilité d’utilisation, il est très simple de consulter un contrat spécifique. Tous les contrats sont numérisés comme pièces jointes. En plus, Synoptik a une page d’accueil faite sur mesure qui montre les principaux éléments du contrat.

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