LES 4 PLUS GROS PIÈGES DE LA NOTIFICATION VIA OUTLOOK

Beaucoup de services comptables font de leur mieux pour gérer les contrats et les accords à l’aide d’Excel ou de CRM, avec une vue d’ensemble des contrats, des dates d’expiration et des montants. Ils mettent les rendez-vous du calendrier dans Outlook, en activant le système de notification qui leur rappelle de renouveler ou de renégocier les contrats à une date donnée.

Ils pensent qu’ils maîtrisent la situation alors qu’en réalité c’est une illusion. Dans la pratique, il y a un risque important que le système ne fonctionne pas comme prévu. Votre entreprise risque de payer des frais considérables et inutiles, ce qui nuira directement au résultat net.

Les 4 plus gros pièges de la notification via Outlook :

  • Les notifications du calendrier peuvent facilement être oubliées les jours où il y a beaucoup de travail. Vous cliquez sur « refuser » et vous les oubliez.
  • Les notifications ne sont pas renouvelées. Vous ne recevez qu’une seule notification, et personne d’autre dans l’entreprise n’est au courant de l’affaire urgente ou du délai qui approche.
  • Elles dépendent d’une seule personne. Cette méthode dépend à 100 % d’une seule personne, si bien qu’en cas de maladie du salarié, de congé ou de voyage, l’entreprise risque de passer outre un délai important.
  • Défis techniques. Si vous créez une alerte 3, 4, 5 ou 8 ans dans le futur, les mises à jour du système entretemps peuvent affecter les données de votre calendrier. La méthode n’est pas totalement fiable.

Les délais et les contrats importants ne devraient pas dépendre d’une seule personne. Les sociétés ont besoin d’un bon outil de gestion, avec des notifications qui s’intensifient si une action convenue n’est pas mise en œuvre comme prévu.